به منظور نوشتن اظهارنامه بایستی به نکات زیر توجه نمود:

1- ساختار مناسب و تعداد صفحات

اگر چه بعضی از اظهارنامه‌ها توسط تعداد افراد کمی نوشته می‌شوند، اما ترجیح داده می‌شود که تدوین اظهارنامه با مشارکت تعداد زیادتری از افراد سازمان که به صورت گروهی در مورد هر یک از معیارها تشکیل شده‌اند، صورت گیرد.
اولین گام در ایجاد سازگاری بین این گروه‌ها تعیین حداکثر تعداد صفحات برای هر معیار است. یکی از معمول‌ترین این تقسیم‌بندی‌ها، تخصیص صفحات اظهارنامه به معیارها بر اساس درصد امتیازشان است. توجه داشته باشید که رعایت حداکثر تعداد کل صفحات الزامی است، لیکن تعداد صفحات مشخص شده برای هر معیار مطلق نیست و می‌تواند تغییر نماید. لازم است اظهارنامه براساس معیارها فصل بندی شود. بدین ترتیب که هر فصل با یک معیار، فرضاً معیار رهبری شروع می‌شود و در بخش‌های هر فصل، معیارهای فرعی مدل آورده می‌شود و در ذیل هر معیار فرعی با توجه به نکات مربوطه توضیحات لازم به نحوی که قبلاً ذکر گردید، آورده می‌شود.

2- نرم افزار تایپ، نوع فونت و حاشیه ها

برای تایپ اظهارنامه بایستی از نرم افزار Word ویرایش 2003 یا بالاتر استفاده شود. اظهارنامه بایستی، انحصاراً با فونت فارسی مطابق جدول شماره ( 4 ) ، تایپ شده و به صورت یک رو بر روی کاغذ A4 چاپ شود. تعداد سطرها در هر صفحه بایستی 28 سطر باشد.
جدول 4 : مشخصات صفحات

شرح   

اندازه فونت

حاشیه‌ها

میزان

متن اصلی

معمولی 14

از بالای صفحه

cm 3

تیترهای اصلی

توپر 16

از پایین صفحه

cm 2/5

تیترهای فرعی

توپر 14

از سمت راست صفحه

cm 3/5

متن داخل جدول

معمولی 12

از سمت چپ صفحه

cm 2/5

3- تعداد نسخ اظهارنامه

کلیه سازمان‌های متقاضی می‌بایستی 5 نسخه از اظهارنامه خود را به صورت فنری صحافی و مجلد نموده و به همراه یک نسخه فایل الکترونیکی به فرمت (WORD)که بر روی لوح فشرده (CD) قاب دار ذخیره شده است، به دبیرخانه جایزه ملی کیفیت ارتباطات و فناوری اطلاعات جمهوری اسلامی ایران، تحویل و رسید دریافت نمایند.