درتهیه اظهارنامه بایستی برنامه‌ریزی مناسبی صورت گیرد و وقت کافی برای تهیه و تدوین آن اختصاص داده شود. سازمان‌هایی که یکی دو هفته قبل از زمان تعیین شده تصمیم به تهیه اظهارنامه می‌گیرند،معمولاً در رابطه با تهیه گزارش اظهارنامه دچار مشکل می‌شوند.

البته این بدین معنی نیست که بایستی وقت خیلی زیادی را به تهیه این مستند اختصاص دهیم.

- سازماندهی

سازمان‌های متقاضی به منظور تهیه و تدوین یک اظهارنامه مطلوب، می‌بایستی سازماندهی مناسبی را در این زمینه انجام دهند. پیشنهاد دبیرخانه جایزه ملی کیفیت ارتباطات و فناوری اطلاعات جمهوری اسلامی ایران در موردسازماندهی این امر، به قرار زیر است:

الفتشکیل گروه راهبری: معمولاً اعضای این گروه از مدیران ارشد و افراد تصمیم گیرنده یا اجرایی تشکیل می‌شود. نقش‌های آن‌هابه شرح زیر است:

· توافق در اهداف

· تعیین محدوده ارزیابی

· طراحی و تعیین الزامات و مسئولیت‌های هر یک از بخش‌ها

· توافق بر روی موضوعات کلیدی

· تعیین مسئول برای هر یک از معیارهای مدل ملی ارزیابی کیفیت ایران

· تعیین افرادی که بایستی اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری کنند

· تعیین گروه تهیه کننده اظهارنامه و همکاری در جمع آوری اطلاعات

· تعیین گروه خودارزیابی

·  تعیین ارزیاب ارشد

بگروه تهیه کننده اظهارنامه: این گروه که اعضای آن توسط گروه راهبری تعیین می‌شودباید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

·در سطح سازمان مورد احترام باشد.

· ا طلاعات کافی از زمینه‌های کاری سازمان و کسب و کار مربوطه داشته باشند.

· نسبت به مدل ملی ارزیابی کیفیت ایران آگاهی کافی داشته باشند.

  وظیفه اصلی این گروه تقسیم مسئولیت‌ها و نوشتن سند اظهارنامه می‌باشد.

تذکر:بسته به اندازه سازمان وظایف فوق می‌تواندبه یک یا چند نفر واگذار شود. مثلاً در یک سازمان کوچک یا متوسط تعدادی از این نقش‌هابه یک نفر واگذار می‌شود. ولی در سازمان‌های بزرگ برای هر یک از معیارها، گروه خاصی تشکیل می‌گردد و مسئولین معیارها در گروه راهبری، هدایت آن گروه را به عهده می‌گیرند.

- برنامه  نمونه زمان­بندی

برنامه زمان‌بندی تهیه سند اظهارنامه به اندازه سازمان، توقع سازمان جهت قرار گرفتن در هر یک از سطوح سرآمدی کیفیت و همچنین روش انتخاب شده برای خودارزیابی، بستگی دارد علی­رغم این تناسب‌ها یک برنامه زمانی فشرده برای تهیه و تدوین اظهارنامه به منظور انجام خودارزیابی و شرکت در فرآیند ارزیابی جایزه ملی کیفیت ارتباطات و فناوری اطلاعات جمهوری اسلامی ایران به قرارذیل است:

جدول5 : برنامه نمونه­ زمان­بندی تدوین اظهارنامه برای یک سازمان متوسط

ردیف

فعالیت

زمان

1

کسب حمایت مدیران ارشد و آماده شدن گروه‌ها

هفته اول

2

جمع آوری اطلاعات اولیه و تهیه اولین پیش نویس

هفته دوم تا چهارم

3

بازنگری اولین پیش نویس

هفته پنجم

4

جمع آوری اطلاعات بیشتر برای تهیه دومین پیش نویس

هفته ششم

5

تکمیل پیش نویس دوم، بازنگری نهایی و تدوین نهایی اظهارنامه و ارسال آن

هفته هفتم

 

مدت زمان تدوین اظهارنامه با توجه به اندازه سازمان و وجود یا عدم زمینه‌های لازم برای جمع آوری اطلاعات ممکن است کمتر یا بیشتر باشد.

- مدیریت محتوا

تهیه وتدوین اظهارنامه برای شرکت در فرآیند ارزیابی جایزه ملی کیفیت ارتباطات و فناوری اطلاعات جمهوری اسلامی ایران ،نیازمند این است که دستاوردهای سازمان، مطابق با معیارهای اصلی و فرعی مدل ملی ارزیابی کیفیت ایران سازماندهی و ارایه شود. ساختار محتوایی سند اظهارنامه با توجه به ماهیت معیارهای مدل ملی ارزیابی کیفیت ایران می‌تواندشامل موارد زیر باشد:

1- اطلاعاتی درمورد معیارهای توانمندسازها:

اطلاعات موردنیاز در این حوزه در مورد چگونگی توجه سازمان به معیارها و وجود حقایق در ارتباط با معیارهای توانمندساز می‌باشد. برای تهیه این اطلاعات عطف به منطق RADAR باید به نکات زیر توجه شود:

رویکردها:در رویکردهای اتخاذ شده در سازمان در رابطه با مدیریت کیفیت محصول از چه روش‌هاو فرآیندهایی استفاده شده است. منطق آن‌هاچیست و چگونه آن‌هابا خط مشی و استراتژی سازمان و معیارهای مدل ملی ارزیابی کیفیت ایران ارتباط داده شده‌اند.

. جاری سازی/ اجرا:رویکرد چگونه به طور عمودی در سطوح سازمان و به طور افقی در تمامی نواحی و فعالیت‌هادر ارتباط با یک محصول یا گروه محصولی خاص جاری شده است. در این مورد باید سیستماتیک بودن نحوه اجرای رویکردها، شرح داده شود.

. اقداماتی که برای ارزیابی و بازنگری رویکرد وجود دارد، باید تشریح گردد. در این قسمت تاکید زیادی بر اندازه‌گیری نتایج به دست آمده، یادگیری و بهبودها می‌باشد.

2- اطلاعاتی درمورد معیارهای نتایج:

اطلاعات معیارهای نتایج با در نظر گرفتن دستاوردهای سازمان در رابطه با هر یک از معیارها تهیه می‌شود. برای تهیه این اطلاعات باید به نکات زیر توجه شود:


شناسایی پارامترهای یکه برای نمایش نتایج عملکرد سازمان (عطف به مدل ملی ارزیابی کیفیت ایران) به کار می‌روند. این پارامترها به طور ایده‌آل بایستی روند 3 ساله یا بیشتری را نشان دهند. همچنین این روندها باید شامل نکات زیر باشند:

·عملکرد واقعی سازمان در ارتباط با پارامتر مورد نظر

·اهداف سازمان در ارتباط با پارامتر موردنظر ترجیحاً شامل مقایسه با عملکرد رقبا با سازمان‌های مشابه و عملکرد بهترین سازمان‌هادر کلاس ملی و جهانی

·بیان منطقی که در پس هر یک از پارامترها نهفته است و چگونگی پوشش‌دهی آن‌هابه محدوده فعالیت‌های سازمان

·وجود رابطه علت و معلولی بین تمام پارامترهای ارایه شده با معیارهای توانمندساز.

همچنین مطلوب خواهد بود اگر برای پارامترهای کلیدی نموداری که نشان دهنده روندها باشد ترسیم شده و شرح کاملی نیز از جنبه‌های مهم اطلاعات نمایش داده شده، ارایه گردد.

متقاضیانی که در مورد چگونگی ارایه اطلاعات، نیاز به راهنمایی بیشتری دارند می‌توانندبا دبیرخانه جایزه ملی کیفیت ارتباطات و فناوری اطلاعات جمهوری اسلامی ایران تماس بگیرند.

3- ارتباط بین معیارها:

ارزیابان برای سازگاری اطلاعات متعدد ارایه شده، در معیارهای مختلف، به خصوص معیارهای مربوط به نتایج اهمیت خاصی را قائل هستند. مدل ملی ارزیابی کیفیت ایران چارچوب مناسبی را برای خودارزیابی و بهبود هر سازمانی در راستای مدیریت کیفیت محصول فراهم می‌کند،استفاده مطلوب از این مدل به درک رابطه بین معیارهای آن بستگی دارد. در ساده‌ترین شکل، اگر یک رویکرد یا فرآیند در معیارهای توانمندسازها برجسته شده باشد، نتایج مربوط به عملکرد آن رویکرد یا فرآیند نیز باید در یکی از معیارهای نتایج ظاهر شود و بالعکس. به عبارت دیگر نمایش وجود ارتباط بین نتایج به دست آمده (ارایه شده در معیارهای نتایج) و فعالیت‌هایی که برای بهبود عملکرد در زمینه مدیریت کیفیت محصول انجام می‌شوند (توانمندسازها)،لازم می‌باشد. همچنین مقایسه نتایج با اهداف داخلی، رقیبان یا با سازمان‌های مشابه و بهترین‌هادر کلاس ملی و جهانی و استفاده از این نتایج برای بهبود مداوم سازمان، بر مطلوبیت و غنای اطلاعات می‌افزاید.


- مدیریت جمع آوری اطلاعات

فرآیندموفقیت آمیز تهیه و تدوین اظهارنامه، به مدیریت، برنامه‌ریزی و تمرکز بر جمع آوری اطلاعات بستگی دارد. فرآیند ساخت یافته جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز برای تهیه و تدوین سند اظهارنامه به قرار زیر می‌باشد:

1- تعیین منابع اطلاعاتی:

اطلاعات موردنیاز برای تهیه اظهارنامه باید صحیح، قابل اعتماد و قابل دسترسی باشند. معمولاً منابع اطلاعاتی برای جمع آوری اطلاعات مورد نیاز شامل موارد زیر است:

· اطلاعات مدیریتی سازمان

· اطلاعات فرآیندهای مختلف سازمان

· اظهارنامه‌های قبلی (براساس مدل­های EFQM, INQA در صورت وجود)

· تابلوی اعلانات

· یادداشت‌ها و صورتجلسات

· گزارش‌ها

·اخبار

· کارکنان