فرآیند ارزیابی سازمان های متقاضی شرکت در فرآیند جایزه ملی کیفیت ارتباطات و فناوری اطلاعات جمهوری اسلامی ایران، از زمان دریافت گزارش (سطح اهتمام) یا سند اظهارنامه (سطح اشتهار) تا حضور در مرحله پایانی ارزیابی و معرفی آنها در جشنواره فناوری اطلاعات و ارتباطات  (فاوا) به قرار زیر است:


1- ابتدا گزارش یا اظهارنامه هر سازمان توسط یک گروه ارزیابان مستقل مورد بررسی قرار می گیرد. همه ارزیابان جایزه ملی کیفیت ارتباطات و فناوری اطلاعات جمهوری اسلامی ایران دوره های آموزشی لازم جهت هماهنگی در فرآیند ارزیابی و امتیازدهی را طی نموده اند. ارزیابان از بین متخصصان کیفیت سازمانها و مدیران با تجربه و آشنا با موضوع فعالیت سازمان انتخاب می شوند.


2- سند اظهارنامه به منظور تعیین نقاط قوت و نواحی قابل بهبود سازمان مورد ارزیابی دقیق قرار میگیرد. هر یک از ارزیابان با استفاده از مدل ملی ارزیابی کیفیت ایران و منطق امتیازدهی رادار  (RADAR)، امتیازی بین صفر تا هزار به سازمان تخصیص می دهند. سپس گروه ارزیابی تحت سرپرستی ارزیاب ارشد، در جلسه ای مشترک ضم بحث و بررسی، در مورد امتیاز سازمان و مجموعه ای از نقاط قوت، نواحی قابل بهبود و نکاتی که باید در بازدید از سازمان به آنها توجه شود، به اجماع می رسند.


3- مطابق سطحی که سازمان در جایزه شرکت نموده است و بر اساس جدول نفر- روز ارزیابی مرتبط، گروه ارزیابی مطابق برنامه  زمانبندی از سازمان بازدید خواهند نمود تا ضمن تکمیل ارزیابی، مستندات و اطلاعات خود را جهت تهیه گزارش بازخور کامل نمایند.


4- آخرین مرحله فرآیند ارزیابی، اعلام نتایج ارزیابی به کمیته فنی توسط ارزیاب ارشد و تهیه و ارسال گزارش بازخور است. گزارش بازخور در مورد سطح اهتمام در قالب جدول امتیازدهی و در مورد سطح اشتهار و تندیس در حدود 30 صفحه است و مطالب آن موارد زیر را پوشش میدهد:


•   
نمایی از سازمان عطف به مدل ملی ارزیابی کیفیت ایران
•   
گزارش معیارهای اصلی و زیرمعیارها
•   
امتیاز اکتسابی سازمان
•   
توصیه های بهبود در مورد زیرمعیارها


 نقش اظهارنامه در فرآیند ارزیابی
اظهارنامه در معرفی دستاوردها و موفقیتهای سازمان در موضوع کیفیت و ترسیم برنامه های آینده کیفیت نقش اساسی را ایفا مینماید. ولی اهمیت و اثربخشی اظهارنامه، حالت رسمی و ظاهر خوب آن نیست بلکه تاثیری است که این گزارش می تواند جهت بهره برداری در برنامه های آتی سازمان داشته باشد.
برخی از نقشهای اظهارنامه در فرآیند ارزیابی جایزه عبارتند از:


•   
ارایه یک تصویر شفاف از عملکرد سازمان برای انجام ارزیابی دقیق توسط ارزیابان جایزه
•   
ایجاد فرصت برای برداشتی مناسب از وضعیت سازمان و راهنمایی ارزیابها برای تعیین نقاط قوت و نواحی قابل بهبود سازمان در رابطه با کیفیت محصول
•   
فرصتی برای طرح موضوعات و مسائل کلیدی سازمان ضمن بازدید از محل
•   
ارایه تصویری مشخص از انجام فرآیند خودارزیابی توسط سازمان
•   
منبعی از دانش مورد استفاده در سازمان و در رابطه با نمونه های اجرایی خوب در زمینه کیفیت

  
شرایط سازمان ها
به همراه ارایه مستندات برای ارزیابی، سازمان بایستی اصول و شرایط زیر را محقق کند:

    مدیران سازمان درک مناسبی از مدل ارزیابی کیفیت ایران و اهداف آن داشته باشند سازمان بایستی خودارزیابی بر اساس زیرمعیارهای مدل را انجام داده باشد.
سازمان بایستی بر اساس نتایج خودارزیابی، برنامه های بهبود خود را تعیین و اولویت بندی کندبرنامه های بهبود مداوم کیفیت به صورت سیستماتیک، انجام شده و افراد مسئول و منابع مورد نیاز آن، معین شده باشندبرنامه های بهبود کیفیت، بایستی در تمامی سطوح فرآیندهای مرتبط با محصول مورد نظر، اجرا شده باشند.
برنامه های بهبود بایستی روند بهبود در نتایج را نشان دهند در نوشتن گزارش یا اظهارنامه باید دقت شود که مطالب به نحوی تدوین گردند که ضمن بیان نقاط قوت سازمان در رابطه با معیارهای هفت گانه مدل ملی ارزیابی کیفیت ایران در رابطه با استقرار و بکارگیری رویکردها و همچنین فعالیت های اندازه گیری و یادگیری و نهایتاً بهبود آن ها، که منطبق بر منطق  RADAR است، از مثال ها، شواهد و مصادیق روشن، استفاده شود.